TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI THẢO

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI THẢO

 
 

     Tổ chức sự kiện hội thảo là một cuộc thảo luận về một hoặc nhiều vấn đề mang tính khoa học, lý luận hay thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của buổi hội thảo là làm sáng rõ cơ sở lý luận, thực tiễn của vấn đề, đồng thời kiến nghị, đề xuất hoặc dự báo vấn đề dựa trên cơ sở khoa học.

Hiện nay, việc tổ chức các chương trình hội thảo đã trở thành một hoạt động phổ biến ở các doanh nghiệp như hội thảo về phương pháp bán hàng, hội thảo về lễ ra mắt sản phẩm mới, hội thảo chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp…

 


Quy trình tổ chức sự kiện hội thảo

Để tránh bỏ sót các chi tiết nhỏ trong quá trình thực hiện, các đơn vị tổ chức nên xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện hội thảo và phân công công việc rõ ràng cho từng nhân sự với các bước chính như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề tổ chức hội thảo

Chủ đề hội thảo được xác định dựa trên mục đích tổ chức và ý nghĩa của chương trình đối với đơn vị tổ chức cũng như khách mời tham dự.

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Một kế hoạch tổ chức hội thảo gồm các nội dung:

  • Mục tiêu, yêu cầu cần đạt được của sự kiện hội thảo
  • Nội dung của buổi hội thảo
  • Thời gian, địa điểm tổ chức
  • Dự trù ngân sách
  • Dự kiến về các đơn vị phối hợp tổ chức
  • Lên danh sách khách mời
  • Chương trình diễn ra trong buổi hội thảo
  • Chuẩn bị nội dung báo cáo chính, khai mạc, bế mạc hội thảo

Bước 3: Công tác chuẩn bị tổ chức hội thảo

5 điều cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện hội thảo gồm:

  • Thực hiện công tác truyền thông
  • In ấn tài liệu phục vụ cho hội thảo
  • Gửi thư mời
  • Chuẩn bị phòng hội thảo phù hợp với số lượng khách tham dự, đảm bảo trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như: âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, backdrop, banner, trang trí…
  • Các dịch vụ đi kèm: Lễ tân, ăn uống, teabreak, nghỉ ngơi, xe đưa đón…


Bước 4: Công tác tổ chức hội thảo

Thông thường, chương trình hội thảo được thực hiện với các nội dung:

  • Đón tiếp đại biểu, khách mời
  • Phát tài liệu
  • Ổn định tổ chức
  • Tuyên bố lý do tổ chức hội thảo và giới thiệu đại biểu
  • Trình bày nội dung của buổi hội thảo và tiến hành thảo luận


Bước 5: Kết thúc hội thảo

  • Ghi biên bản hội thảo
  • Thông báo những vấn đề đã được hội thảo kết luận và nhất trí

Bước 6: Xử lý thông tin sau khi tổ chức hội thảo

  • Đánh giá nội dung của chương trình hội thảo
  • Đưa ra kiến nghị và đề xuất để giải quyết vấn đề

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo

to-chuc-hoi-thao-vietwind

Làm thế nào để tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp?

Với quy trình thực hiện như trên, việc tổ chức một chương trình hội thảo không quá phức tạp. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công và đạt được hiệu quả như mong muốn, đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết và một sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng.

cong-ty-to-chuc-hoi-thao-vietwind

Nếu như bạn đang gặp khó khăn trong việc tổ chức hội thảo cho công ty, hãy lựa chọn ngay một giải pháp tối ưu nhất, đó chính là đến với Vietwind – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội với kinh nghiệm tổ chức trên 800 event lớn nhỏ. Chúng tôi cam kết:

  • Xây dựng ý tưởng chủ đề hội thảo độc đáo dựa trên mục đích và mong muốn của đơn vị tổ chức
  • Xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn, đảm bảo ý nghĩa và thông điệp của buổi hội thảo
  • Tư vấn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, được trang bị các thiết bị phục vụ hội họp trực tuyến chất lượng và hiện đại
  • Cung cấp đầy đủ đội ngũ nhân sự: MC, PG, lễ tân, ca sĩ, nhóm múa tài năng và chuyên nghiệp
  • Đáp ứng toàn diện các nhu cầu nhỏ nhặt từ ăn uống, giải trí đến nghỉ ngơi, đưa đón…
 

Bình luận Facebook
Tin tức cùng chuyên mục